Plan roczny audytu na 2008 rok

PLAN
AUDYTU  WEWNĘTRZNEGO
NA  ROK  2008

1.    Informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego (wg stanu na dzień 30 września roku poprzedzającego rok, na który sporządzony jest plan audytu)


1.

Nazwa jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny

Urząd Gminy i Miasta w Grójcu

2.

Podstawowe cele i obszary działania jednostek, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny

Gmina realizuje zadania określone ustawą z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Do zakresu działania gminy należą wszystkie sprawy publiczne o znaczeniu lokalnym, niezastrzeżone ustawami na rzecz innych podmiotów.
Gmina wykonuje w szczególności zdania:

- własne;
- zlecone gminie z zakresu administracji rządowej;
- z zakresu administracji rządowej i innych jednostek samorządu terytorialnego realizowane przez gminę na mocy porozumień lub umów.

3.

Struktura organizacyjna jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny
(zwięzły opis wskazujący na usytuowanie audytora wewnętrznego/komórki audytu wewnętrznego)

Burmistrz Gminy i Miasta Grójec , jako organ wykonawczy, wykonuje swoje zadania przy pomocy Urzędu Gminy i Miasta Grójec.  Organizację i zasady funkcjonowania Urzędu określono w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy i Miasta w Grójcu nadanym przez Burmistrza Gminy i Miasta Grójec Zarządzeniem Nr 134/2003 z dnia 04 grudnia 2003r, oraz Zarządzeniem Nr 117/2004 z dnia 28 października 2004r , Nr 28/2005 z 28 lutego 2005r wprowadzającego zmiany w/w Regulaminie .
W skład Urzędu Gminy i Miasta Grójec wchodzą następujące referaty:

  1. Referat Organizacyjny  (symbol OR);
  2. Referat Budżetowy  (symbol BF);
  3. Referat Finansowy  (symbol FN);
  4. Referat Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Przestrzennej.  (symbol IGP);
  5. Referat Spraw Obywatelskich  (symbol SO);
  6. Referat Geodezji, Gospodarki Gruntami i Rolnictwa  (symbol GGGiR);
  7. Referat Gospodarki Komunalnej  (symbol GK);
  8. Urząd Stanu Cywilnego  (symbol USC);
  9. Referat do spraw Ewidencji Działalności Gospodarczej  (EDG);
  10. Biuro Rady Miejskiej  (symbol BR),
  11. Pion ochrony (symbol IN)

oraz samodzielne stanowiska:

  1. Informatyk  (symbol SI);
  2. Audytor Wewnętrzny  (symbol AU).

 

4.

Wykaz jednostek, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny

                               W celu realizacji swoich zadań w Gminie Grójec utworzono następujące jednostki organizacyjne:

  • Jednostki budżetowe:
  1. Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 1 w Grójcu;
  2. Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 2 w Grójcu;
  3. Publiczna Szkoła Podstawowa Nr 3 w Grójcu;
  4. Publiczna Szkoła Podstawowa w Bikówku;
  5. Publiczna Szkoła Podstawowa w Częstoniewie;
  6. Publiczna Szkoła Podstawowa w Lesznowoli;
  7. Publiczne Gimnazjum w Grójcu;
  8. Straż Miejska w Grójcu;
  9. Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Grójcu;
  10. Środowiskowe Ognisko Wychowawcze w Grójcu;
  11. Zespół Administracyjnych Placówek Oświatowych Gminy Grójec;
  12. Urząd Gminy i Miasta w Grójcu.
  • Zakłady budżetowe:
  1. Zakład Wodociągów i Kanalizacji w Grójcu;
  2. Grójecki Ośrodek Sportu „Mazowsze” w Grójcu;
  3. Publiczne Przedszkole Nr 2 w Grójcu;
  4. Publiczne Przedszkole Nr 4 w Grójcu.
  • Instytucje kultury:
  1. Gminny Ośrodek Kultury.
  2. Miejsko-Gminna Biblioteka Publiczna w Grójcu

 

5.*)

Kwota środków publicznych (w mln zł) planowana do zgromadzenia przez jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, w roku objętym planem audytu, *

49,78

 

w tym: środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (w mln zł) *

0

6.*)

Planowana kwota wydatków i rozchodów środków publicznych jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, w roku objętym planem audytu (w mln zł), *

52,64

 

w tym: środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (w mln zł) *

0

7.

Liczba osób zatrudnionych w jednostce, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny,

66

 

oraz łączna liczba osób zatrudnionych w pozostałych jednostkach, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny

393

8.

Liczba osób zatrudnionych na stanowisku: audytor wewnętrzny

1/ zaświadczenie MF nr 830/2004

9.

Inne informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki

Gmina Grójec położona jest w województwie mazowieckim, na pograniczu Wysoczyzny Rawskiej i Równiny Warszawskiej w odległości 45 km. Od Warszawy. Zamieszkuje ją ok. 23.227 mieszkańców i zajmuje powierzchnię 120,64 km2.
                Grójec ma status miasta powiatowego , w skład którego wchodzi 10 gmin.

                Korzystając z prac wykonanych w 2006r, a także analizując zadania realizowane przez jednostkę sformułowano listę głównych „celów strategicznych” Urzędu Gminy i Miasta w Grójcu , do których zaliczono:

LP

CELE STRATEGICZNE

1

Wykonanie obowiązków (zadań) nałożonych na samorząd przez system prawny

2

Stałe podnoszenie jakości dostarczanych usług

3

Efektywne gromadzenie środków publicznych

4

Dbałość i staranność w gospodarowaniu mieniem i infrastrukturą publiczną

5

Efektywne wykorzystywanie zasobów i wydatkowanie środków

6

Przejrzystość i jawność postępowania zapewniająca pełny dostęp mieszkańców do informacji

7

Dbałość o dobrą reputację, zaufanie do Urzędu, pozytywna ocena pracy Urzędu przez mieszkańców

Przyjęto, że działalność UGiM , czyli administracji kierowanej przez Burmistrza, powinna realizować wymienione wyżej cele organizacji.

2.    Analiza obszarów ryzyka


1.

Charakterystyka obszaru objętego audytem wewnętrznym

Zakresem działalności, jaki poddawany jest audytowi wewnętrznemu jest całość działań wykonywanych przez jednostkę , oraz procedury , które koordynowane i nadzorowane są przez odpowiednie komórki .

Biorąc pod uwagę przeprowadzone zadania w 2006r oraz zidentyfikowane cele strategiczne, wyodrębniono główne zagrożenia w realizacji celów organizacji. Są to:

1. DZIAŁANIE NIEZGODNE Z PRAWEM – ma  miejsce wówczas, gdy administracja nie wywiązuje się ze swoich prawem nałożonych obowiązków wobec państwa i wspólnoty.

2. NIEWIARYGODNE DANE FINANSOWE – ma miejsce wówczas, gdy prowadzona rachunkowość nie spełnia swojego podstawowego zadania, jakim jest dostarczenie wiarygodnych danych dla efektywnego zarządzania organizacją.

3. NIEEFEKTYWNOŚĆ, MARNOTRAWSTWO ŚRODKÓW – ma miejsce wówczas, gdy administracja nie opracowała kryteriów dla oceny celowości i narzędzi kontroli efektywności gromadzenia i wydatkowania środków oraz gdy nie prowadzi takich badań.

4. NIEZADOWOLENIE MIESZKAŃCÓW /KLIENTÓW/ - ma miejsce wówczas, gdy administracja nie bada opinii mieszkańców podczas planowania zadań i wyznaczania celów , ani nie gromadzi ocen klientów dotyczących sposobu dostarczania usług, aby sposób ten w miarę możliwości dostosowywać do oczekiwań klienta. Pomimo wykonywania swoich prawem określonych obowiązków , administracja służy wspólnocie w sposób niezgodny z wolą mieszkańców i usługobiorców.

5. NIEPRZEJRZYSTOŚĆ , PODATNOŚĆ NA KORUPCJĘ – ma miejsce wówczas, gdy sposób działania , procedury stosowane nie są dostatecznie przejrzyste i zabezpieczone przed naciskami korupcyjnymi.

 

2.

Opis metody analizy ryzyka

Do analizy ryzyka wykorzystana została metoda matematyczna.
                Celem ustalenia hierarchii ważności poszczególnych obszarów ryzyka, w pierwszym etapie wykonana została analiza ryzyka dla wszystkich obszarów ryzyka.
W analizie ryzyka przyjęto 5 kategorii ryzyka, przyznając im wagi, których suma wynosi 1.


Kategorie  ryzyka

Istotność

Wewnętrzne (wrodzone)

Kontrola wewnętrzna

Zewnętrzne

Operacyjne

Liczba punktów

Mała

Mały wpływ

Bardzo silna

Brak wpływu

Mały wpływ

1

Niska

Niski

Silna

Niski wpływ

Niski

2

Średnia

Średni

Racjonalna

Średni

Średni

3

wysoka

duży

Słaba/
brak

duży

duży

4

Waga

0,25

0,15

0,25

0,15

0,20

 

Największą wagę przypisano kategorii Istotność oraz kontrola wewnętrzna, ponieważ im słabszy system kontroli wewnętrznej tym większe prawdopodobieństwo błędu, im większa wartość operacji finansowych związanych z badanym obszarem, tym większe mogą być konsekwencje wynikające z wadliwie działającego systemu.

Następnie dla każdego obszaru audytu obliczono ryzyko za pomocą matrycy ryzyka z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego. Ocena ryzyka według przyjętych punktów kategorii i wag obliczona została według następującego wzoru:
[(waga istotność x liczba punktów) + (waga ryzyko wewnętrzne x liczba punktów) + (waga kontrola wewnętrzna x liczba punktów) + (waga czynniki zewnętrzne x liczba punktów) + (waga operacyjne x liczba punktów) / 4].
Analizę ryzyka dla poszczególnych obszarów ryzyka zawiera załącznik nr 2 do niniejszego planu.
Kolejnym etapem obliczania ryzyka dla poszczególnych obszarów ryzyka było skorygowanie wyników obliczonych na podstawie „kategorii ryzyka” o dwa czynniki:

Priorytet kierownictwa – który przyznany został przez Burmistrza  według wag: Załącznik Nr 1

40% - bardzo duży
30% - duży
20% - średni
10% - niski

                Data ostatniego audytu/kontroli – został przyznany na podstawie analiz daty kontroli wewnętrznych i zewnętrznych według wag:
                0% - rok temu
              10% - 2 lata temu
              20% - 3 lata temu
              30% - 4 lata temu
              40% - 5 lat temu.    
Wyniki tej analizy zawiera załącznik nr 3 do planu.
Audytor założył, iż w danym roku jest w stanie wykonać od 3-5 audytów planowych.

3.

Wyniki analizy obszarów ryzyka

Wyniki analizy zawiera załącznik nr 2 i 3.

4.Obszary ryzyka zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze
Do celów planu przyjęto następującą skalę poziomu ryzyka :
Wysoki – powyżej 70%
Średni – od 51% - 70%
Niski – do 50%


Lp.

Obszar ryzyka

Ocena końcowa

Poziom ryzyka
(w, s, n)

1

proces przyznawania mieszkań

66%

S

2

polityka czynszowa

52%

S

3

administrowanie lokalami

72%

W

4

sposób planowania przedsięwzięć publicznych

71%

W

5

kontrola inwestycji

61%

S

6

sprzedaż, najem , dzierżawa pomieszczeń

62%

S

7

ochrona środków trwałych

59%

S

8

proces nabywania mienia

42%

N

9

realizacja zamówień publicznych

69%

S

10

organizacja systemu absorpcji środków z UE

70%

S

11

drogi gminne

37%

N

12

zieleń miejska

56%

S

13

utrzymanie porządku i czystości

74%

W

14

ochrona środowiska

67%

S

15

system gromadzenia środków publicznych

69%

S

16

udzielanie ulg, umorzeń zaległości, wierzytelności

58%

S

17

udzielanie dotacji jednostkom spoza sektora finansów publicznych

81%

W

18

udzielanie dotacji jedn. organizacyjnym gminy

78%

W

19

uchwalanie budżetu i planów finansowych

56%

S

20

wykonanie/ zmiana budżetu i planów finansowych

59%

S

21

ewidencja księgowa

48%

N

22

inwentaryzacja - spis z natury

63%

S

23

regulowanie zobowiązań

63%

S

24

środki niewygasające

56%

S

25

wiarygodność i rzetelność sprawozdawczości finansowej

61%

S

26

wydawanie decyzji i zaświadczeń

61%

S

27

wydawania licencji i zezwoleń

59%

S

28

sprawy meldunkowe i wydawanie dowodów osobistych

59%

S

29

rejestry aktów stanu cywilnego

72%

W

30

sprawa skarg i wniosków

74%

W

31

udostępnianie informacji publicznej

69%

S

32

promocja gminy

69%

S

33

organizacja zabezpieczenia budynków i pomieszczeń oraz zasobów

59%

S

34

ochrona porządku i bezpieczeństwa

56%

S

35

zarządzanie zasobami ludzkimi

66%

W

36

organizacja systemu płacowego

74%

W

37

podróże służbowe

76%

W

38

system rozwoju i doskonalenia kadr

70%

S

39

fundusze pracownicze

62%

S

40

organizacja jednostek

37%

N

41

system komunikacji i dokumentacji wewnętrznej

63%

S

42

wydatki bieżące na realizację zadań

48%

N

  1. Tematy i proponowany harmonogram realizacji audytu wewnętrznego

 

Lp.

Temat audytu wewnętrznego

Proponowany termin przeprowadzenia audytu wewnętrznego

Niezbędne zasoby (liczba osobodni)

Obszar  ryzyka

Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy

Uwagi

 

 

1

Udzielanie zamówień publicznych

I kwartał

35/ osobodni z rezerwy czasowej

Zamówienia publiczne

nie

Zadanie jest kontynuacją z 2007r

2

Udzielanie dotacji jednostkom spoza sektora finansów publicznych

II kwartał

45

Dotacje

nie

 

3

Udzielanie dotacji jednostkom organizacyjnym Gminy

III kwartał

45

Dotacje

Nie

 

4

Rozliczanie podróży służbowych

IV kwartał

47

Kadry i płace

nie

 

  1. Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach

planowany rok przeprowadzenia zadania

Lp

Obszar ryzyka/zadanie audytowe

obszar audytu

2009

1

sprawy skarg i wniosków

postępowanie administracyjne

2

utrzymanie porządku i czystości

gospodarka komunalna

3

organizacja systemu płacowego

kadry i płace

4

rejestry aktów stanu cywilnego

postępowanie administracyjne

2010

5

administrowanie lokalami

polityka mieszkaniowa

6

sposób planowania przedsięwzięć publicznych

inwestycje miejskie

7

system rozwoju i doskonalenia kadr

kadry i płace

8

organizacja systemu absorbcji środków UE

Fundusze z UE

2011

9

promocja gminy

polityka informacyjna

10

system gromadzenia środków publicznych

dochody

11

realizacja zamówień publicznych

zamówienia publiczne

12

udostępnianie informacji publicznej

polityka informacyjna

2012

13

ochrona środowiska

gospodarka komunalna

14

zarządzanie zasobami ludzkimi

kadry i płace

15

proces przyznawania mieszkań

polityka mieszkaniowa

16

inwentaryzacja - spis z natury

finanse i księgowość

2013

17

system komunikacji  dokumentacji wewnętrznej

organizacja i zarządzanie

18

regulowanie zobowiązań

finanse i księgowość

19

sprzedaż, najem, dzierżawa pomieszczeń

gospodarowanie mieniem

20

fundusze pracownicze

kadry i płace

2014

21

wydawanie decyzji i zaświadczeń

postępowanie administracyjne

22

wiarygodność, rzetelność sprawozdawczości finansowej

sprawozdawczość

23

kontrola inwestycji

inwestycje miejskie

24

ochrona środków trwałych

gospodarowanie mieniem

2015

25

wykonanie/zmiana budżetu/planu finansowego

budżet

26

wydawanie licencji i zezwoleń

postępowanie administracyjne

27

sprawy meldunkowe  wydawanie dowodów osobistych

postępowanie administracyjne

28

organizacja zabezpieczenia budynków i pomieszczeń oraz zasobów

bezpieczeństwo

2016

29

udzielanie ulg, umorzeń zaległości

dochody

30

zieleń miejska

gospodarka komunalna

31

uchwalanie budżetu i planów finansowych

budżet

32

środki niewygasające

finanse i księgowość

2017

33

ochrona porządku i bezpieczeństwa

bezpieczeństwo

34

polityka czynszowa

polityka mieszkaniowa

35

ewidencja księgowa

finanse i księgowość

36

wydatki bieżące na realizację zadań

organizacja i zarządzanie

2018

37

proces nabywania mienia

gospodarowanie mieniem

38

drogi gminne

gospodarka komunalna

39

organizacja jednostek

organizacja i zarządzanie

5.         Organizacja pracy audytora wewnętrznego/komórki audytu wewnętrznego


L.p.

Zadania audytora wewnętrznego/ komórki audytu wewnętrznego

Zasoby ludzkie
(liczba osobodni)

%

Zasoby rzeczowe

Uwagi

1.

Przeprowadzanie zadań audytowych

137

63

 Roczny plan audytu, komputer przenośny wraz z oprogramowaniem, akty prawne i przepisy wewnętrzne, literatura, dokumenty źródłowe, protokoły kontroli 

 

2.

Opracowanie technik przeprowadzania zadania audytowego

5

2

  komputer przenośny wraz z oprogramowaniem, akty prawne i przepisy wewnętrzne, literatura, dokumenty źródłowe  , sprawozdania , protokoły kontroli

 

3.

Przeprowadzanie czynności sprawdzających

10

4

  komputer przenośny wraz z oprogramowaniem, akty prawne i przepisy wewnętrzne, literatura, dokumenty źródłowe  , sprawozdania z audytów

 

4.

Współpraca z innymi służbami kontrolnymi

4

2

 

Dokumentacja audytowa

 

5.

Czynności organizacyjne, w tym plan i sprawozdawczość

10

4

 Roczny plan audytu, komputer przenośny wraz z oprogramowaniem, akty prawne i przepisy wewnętrzne, literatura, dokumenty źródłowe, protokoły kontroli 

 

6.

Szkolenia i rozwój zawodowy

10

4

 

 Koszt szkoleń

 

7.

Urlopy

26

10


------------------------------------

 

8.

Inne działania, w tym rezerwa czasowa

50

12

 Roczny plan audytu, komputer przenośny wraz z oprogramowaniem, akty prawne i przepisy wewnętrzne, literatura, dokumenty źródłowe, protokoły kontroli 

Rezerwa może zostać wykorzystana na realizacje zleconych zadań dodatkowych bądź w przypadku rozszerzenia zakresu zadania planowego

 

Suma

252

100

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
BURMISTRZ
 
 
/ - - - - - - - - - - - /
 
AUDYTOR WEWNETRZNY
Katarzyna Suwarska
Jacek Stolarski
 

*) należy podać wielkości prognozowane

Powrót

Załączniki

Brak załączników w dokumencie.

Metryka dokumentu

ukryj
Tytuł dokumentu:Plan roczny audytu na 2008 rok
Podmiot udostępniający informację:Urząd Gminy i Miasta w Grójcu
Informację opublikował:Katarzyna Suwarska
Informację wytworzył:
Data na dokumencie:Brak
Data publikacji:04.01.2008 12:08

Rejestr zmian dokumentu

pokaż